Guia Completa para seleccionar los proveedores de tu fiesta

LUGAR / DISPONIBILIDAD
Cuando están eligiendo un lugar tal como un salón de fiestas, una carpa, un club o un restaurante para realizar la fiesta, necesitan saber si el lugar ofrece, además de las instalaciones, el servicio de catering (entre otros). Algunos lugares tienen su propio servicio interno y no permiten proveedores externos para que realicen la comida. El sitio elegido debe combinar con la formalidad del evento, el tema de la boda (en caso de tener uno), el tipo de comida que les gustaría y el presupuesto. A lo mejor, quieren alquilar un lugar y tener la libertad de elegir su propio servicio.

 

¿La fiesta de casamiento es en un espacio cerrado o al aire libre? Esto es importante para saber qué instalaciones están disponibles en el lugar. Algunas lugares no tienen las instalaciones adecuadas (baños, cocinas, hornos, etc) para que el servicio de catering trabaje. En términos de tiempo y menú, la comida puede necesitar ser mantenida caliente o fría.

 

¡Elijan una fecha! Una vez que hayan elegido el lugar que quieren, necesitan saber si el mismo está disponible en la fecha elegida y en caso de no estarlo, reservar el mismo lo antes posible. Deben tratar de reservar el salón y el catering con al menos de 6-12 meses de adelantado a su boda. En Córdoba la demanda es mucha y actualmente algunos salones ya están reservados con más de un año de anterioridad. Es increíble… pero es la realidad.

 

PRESUPUESTO
¡Ahora necesitan decidir si ellos pueden trabajar con su presupuesto!

 

HABILITACIÓN /RESPONSABILIDAD/SALUD

 

BEBIDAS

Hielo; no olvide que usted puede necesitar hielo para las mesas, la barra y las bebidas en general.  Una buena regla es "aprox. medio kilo de hielo por invitado". Se puede necesitar hielo extra en un día caluroso de verano.

 

ALQUILERES/EQUIPOS

 

Hay muchos detalles a considerar tales como mesas y sillas, platos de sitio, servilletas, manteles de mesa, cristalería, cubiertos de plata, piezas para servir, carpas, etc. Pidan ver muestras del equipamiento para asegurarse que es lo que quieren, que no es viejo, que no está saltado o en condiciones pobres. Algunos lugares cobran por alquilar el equipo, aunque la mayoría incluyen el costo de alquileres junto con sus precios de comida por invitado, y cobran extra por cosas específicas como "platos de sitio" o "sillas forradas".

 

CANTIDAD DE INVITADOS
Los precios usualmente están basados en el número de invitados que planean invitar a la fiesta. El proveedor necesitará saber la cantidad de invitados (o una idea aproximada) para poder así pasar un presupuesto certero.  

 

MENÚES

 

SERVICIOS

Estilos de Servicio:

1.      Servicio Sentado Standard, es cuando la comida es partida y repartida en la cocina y al invitado le es servido el plato de comida mientras está sentado en la mesa.

2.      Estilo Ruso, es donde el servidor reparte la comida y sirve a cada invitado la porción de la entrada, starch y vegetal, servido con tenedor y cuchara.

3.      Estilo Francés, es cuando la comida está servida al lado de la mesa. Las fuentes son presentadas a los invitados y ellos pasan y se sirven. Esto requiere más espacio y el servicio puede ser lento.

4.      Estilo Familiar, es cuando la comida está en tazones y fuentes en el medio de la mesa y los invitados se asisten a ellos mismos.

5.      Estilo Buffet, es cuando la gente se para en una fila para la comida.

 

ATENCIÓN
¿Cuál es la relación staff-invitados? Generalmente, debe haber al menos un mozo por cada 30 invitados para un servicio buffet y un mozo por cada 20 invitados en una cena sentados. Sin embargo, depende de cuán formal o complicado sea el evento. Una generosa cena para sentarse puede requerir de un servidor por cada 10-12 invitados. Discuta la relación staff-invitados con su proveedor.

 

COMIDA

Generalmente, el precio de la comida incluye todos los ingredientes, preparación y transporte de comida a su sitio. Discutan los tamaños de las porciones y la cantidad de comida que necesita ser preparada.

 

CONTACTO/REEMBOLSOS/CANCELACIONES
Soliciten un presupuesto escrito primero y luego de la seña, un contrato.

Lean toda la impresión en letra pequeña incluyendo su política de cancelación, precio por persona, precios de servicio e impuestos, y si los mismos podrán ser actualizados por inflación o no. Luego de que lean el contrato asegúrese de que todas las partes involucradas lo firmen.

 

El contrato debe incluir:

1.      La fecha, hora, lugar del evento y horas de servicio provistas por el proveedor.

2.      La fecha en que usted debe informar la cantidad final de invitados.

3.      La lista de los servicios provistos (ej. comida, bebidas, mesa dulce, decoración, música, etc)

4.      El menú que han seleccionado.

5.      Los honorarios, incluyendo costos extra, un esquema de pago y cuándo se debe hacer el pago final.

6.      El nombre del proveedor manejando el evento.

7.      Finalmente, el contrato debe incluir la política de cancelación del proveedor.

 

PRUEBA
¿Su proveedor le ofrecerá una prueba/consulta inicial? Algunos proveedores los invitarán a una degustación gratis. Otros les cargarán un honorario. Algunos proveedores los invitarán a venir a su restaurant si desean probar la comida. Sin embargo, algunos proveedores no ofrecen pruebas en absoluto. Ellos les darán referencias y le mostrarán imágenes de sus presentaciones de comida. Estén atentos, que la preparación de la comida para unas pocas personas y algunos cientos es muy diferente en la cantidad, tenencia y transporte.
 

REFERENCIAS
Pidan referencias de su proveedor. Pregúntenle a sus amigos, familiares o colegas por recomendaciones de proveedores que hayan empleado para sus eventos. Algunos proveedores le proveerán cartas de referencia o números de teléfono de clientes que están dispuestos a compartir sus experiencias pasadas con su proveedor. Hagan preguntas al cliente acerca de la calidad de la comida, si estuvieron satisfechos con el servicio/personal de servicio y consulten acerca de la presentación total del evento.

 

¡Buena Suerte y Felicidades!!!